「PROCENTER/C」は、企業間や部門間で安全かつ快適なファイル共有を実現する文書管理と情報共有のためのプラットフォームで、約200社に導入実績があります。今回、「PROCENTER/C」にDocuSign社の電子署名サービス「DocuSign eSignature」(以下、DocuSign)を連携し、署名前の契約書管理から契約先との合意に至るまでの履歴・版管理、署名、署名済み契約書の管理までの一連の契約業務プロセスをデジタル化し、シームレスに行えるようにしました。これにより、契約書の一元管理に加えて、契約業務全体の効率化とセキュリティ強化を支援します。
背景
働く場所を問わないリモートワークなどの働き方改革が進む一方で、契約書の押印のために出社しなければならない、いわゆる「ハンコ出社」が課題となり、押印レス・ペーパーレス・非対面で契約を締結できる環境へのニーズが高まっています。また、デジタル化は進んでいる場合でも、社内承認の仕組みと取引先との契約に使用する仕組みが異なるために、契約書の改版や承認の管理が煩雑になっているという課題があります。
そこで当社は、「PROCENTER/C」とDocuSignを連携し、デジタル化による契約業務の効率化を支援する機能を新たに提供開始します。
新機能の特長
1. 契約業務プロセスの効率化
社内承認機能や社外との文書共有機能を持つ「PROCENTER/C」とDocuSignを連携することで、「PROCENTER/C」からDocuSignに契約書を保存して取引先に署名を依頼し、DocuSignで署名した契約書を「PROCENTER/C」に保存できます。これにより、契約書の社内稟議から、取引先との契約合意、署名、保管までの契約業務の一連の流れをデジタル化します。また、契約書や属性情報をDocuSignから取り込むこと(注)で入力の手間を省き、署名依頼や契約書保管の効率化を支援します。
2. DocuSignから取り込んだ契約の属性情報で検索が可能
締結済みの契約書データ(PDF)と契約日や契約金額などの属性情報をDocuSignから取り込み、「PROCENTER/C」で管理できます。これにより、日付や金額などの範囲指定や複数条件指定による検索が可能になり、監査対応などにおいて迅速に対応できるようになります。
3. 改ざん防止と長期保管への対応
「PROCENTER/C」上で、締結済みの契約書データを改版不可の状態にして、DocuSignで発行した合意締結証明書と共に保管できます。また、紙の契約書を電子化した場合も同様に管理可能です。これにより、締結済みの契約書の改ざんを防止します。更に、グループ単位でアクセス権が付与できるため、担当者が変更になった場合でも、組織として長期にわたりセキュアに管理できます。
販売目標：今後2年間で30社への導入を目指します。
なお、NECソリューションイノベータは、本製品を「フルリモートワークを実現したNECグループの取り組み」(2021年7月16日(金) 13時開始 ウェビナー開催)にて紹介します。
申込サイト：https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/event/20210716.html
NECソリューションイノベータは今後も、安全で効率的な情報活用を支援する製品の提供を通じて、セキュアなデジタル社会の実現に貢献していきます。
本リリースの詳細は下記をご参照ください。
https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/press/20210701/index.html
概要：日本電気株式会社（NEC)
詳細は www.nec.co.jp をご覧ください。
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